一人事務への転職「仕事ができないダメな事務員」にならない求人の選び方

「一人事務」と聞くと、4～6人の従業員の中で、ひとりの女性がデスクワークをしているイメージが一般的だと思います。

イケメン揃いのやさしい男性たちに囲まれてドラマのような物語が始まるなら、毎日楽しく仕事ができそうですが、現実的ではありません。

一人事務員としてのスタートは、直属の上司の方針によって異なります。

• 多くの知識や経験を活かして、一人で事務をやってほしい。
• 未経験でも行動力と洞察力を活かして、一人で事務をやってほしい。

転職先で「仕事ができないダメな事務員」と誤解されないために、一人事務にはどんな業務内容があるのか、一部をご紹介します。

ひとり事務の種類と業務内容

個人事業所から大手有名会社まで、会社の規模とは関係なく「一人事務」として働く可能性は、誰にでもあります。

一概に「ひとり事務」と言っても、求められる仕事量は会社によって異なります。

個人事業所の一人事務

家族経営している町の自動車整備工場の事務員などです。

家族以外の整備士や外注作業員も雇っているかもしれません。

主に、車検定期点検や修理、タイヤ交換などを行い、売上をあげています。

個人事業主の場合は、商工会議所や会計事務所に月次処理や決算、確定申告等をお願いしていることが多いので、簡単な日時処理だけを行います。

未経験でも採用されやすいですが、低賃金であると諦めましょう。

中小企業の一人事務

建築業の下請け（電気配線、塗装配管）、鉄工所、建築業など建設関係会社の事務員などです。

従業員数は10人以上いますが、ほとんどの作業員は現場に直行するか、営業に出かけるため、常に事務所には人がいないことも多いです。

10人も従業員がいれば、庶務・雑務業務は必然的に多くなります。

会計事務所や労務士事務所と契約している会社であれば、頑張りしだいでスキルアップが期待できますが、月次処理から決算、給与計算から社会保険関係までの全てを自社で行っている場合は、自分の能力を良く考えてから行動しましょう。

下請け会社の場合は、仕事量よりも少ない給与に不満に感じる可能性も。

思ったより多くもらえないですが、スキルアップのためと割り切ることが続くコツです。

保育介護施設の一人事務

私営の保育養護施設や介護施設などを運営している会社の事務員などです。

従業員のほとんどが介護士や保育士などで、女性が中心となり働く職場であることは間違いないでしょう。

メンタルが強いツワモノたちの集団の下僕となり、保育や介護の補助をすることも少なくありません。

安定した給与・賞与を支給してもらえますが、介護士や保育士の給与と比べてしまうと凹みます。

女性社員との人間関係の悪化が転職理由の場合は、手を出してはいけない業種の事務員です。

工場・営業所の一人事務

総従業員数が50～数千人までの中小企業から大企業まで、規模は様々です。

大企業の場合は、求人サイトで募集が行われる確率が高いです。

新しく開設した営業所や工場で、従業員5～10人から開業していくことになった場合などに、地元の女性を採用することがあります。

勤務先の営業成績が良ければ、数年後に事務員の増員も考えられます。

規模が大きくなれば、一人で事務をこなしていたことが評価されやすいので位置にいるので、昇給や昇進の可能性が十分あります。

未経験でも、本社の担当部署に問い合わせれば解決するので、人柄を重視した採用が期待できます。

部署・フロアの一人事務

部署の中で、業務のサポート役として配置される庶務を行う事務員です。

配属された部署や、フロア内の男性スタッフのサポートを行う業務がメインですが、他部署の女性事務員と比較されたり、配置換えなどで移動になる可能性もあります。

経験豊富なベテラン事務員よりも、未経験でも20代の女性スタッフを好むことも少なくありません。

努力によっては、重要な仕事を任せてもらえることもあり、可能性は無限大です。

仕事ができないダメな一人事務員にならないために

面接をする方が直属の上司になる場合が多い一人事務職は、その場で上司との相性を確認できます。

上司との相性が悪ければ、意思疎通が上手くいかないので「仕事ができないダメな事務員」と誤解されてしまいます。

一人事務を希望するなら、通常の面接よりも深くその会社を知る努力が必要です。

前任者からの引継ぎ期間はどの位あるのか。

前任者がすでに退職していることも多いですので、必ず聞くようにしましょう。

そして、引継ぎ期間が数日でも用意されているなら良い方だと思いましょう。

さらに、引継書が作成してあったなら、とても運が良かった方だと謙虚に喜びましょう。

「分からない業務は、誰かに聞くことができるのでしょうか。」

自分が経験したことがない業務内容が含まれている場合は、採用されたい一心から虚偽を伝えると、分からないことだらけで解決できなくなります。

急な休暇を取得することができるのか。

代わりがいない一人事務では、急な休みの取得は難しい場合があります。

小さなお子様の急病で自分が会社を休まなければいけない場合は、その旨を面接の際にしっかりと伝えた方が良いです。

不利になる場合もありますが「ひとり事務」なことを含めて検討して下さい。

こちらからの質問した回答に、どんな表情で返答が戻ってくるかをよく確認して、良い返答が得られない場合は、入社後に苦労する確率が高いです。

前任者の残業は月に平均してどの位あったのか。

暇なのか、忙しいのかは、会社によって異なるので入社してみないと分かりません。

どちらでも、一人で業務をこなしていかなければならないため「残業はできますが、前任者は月に平均して何時間くらいやっていましたか。」と参考程度に質問できれば安心です。

無理に聞く必要はありませんが、職務内容などを説明を受けた後に質問すると、自然な流れで聞きやすいです。

繁忙期はいつ頃なのか。

月平均の残業時間を質問すると、繁忙期だけ残業があると答えてくれる会社もあるでしょう。

繁忙期のルーティーンは、会社によって異なります。

年に一回、月に一回、週に一回、決算月だけ、出荷の時に、毎日夕方になど。

一人事務は、繁忙期ほど「ひとり」の負担が多くなるので参考になります。

子育てと両立したい方は、会社の繁忙期と自分の仕事ができる時間帯のズレが大きい場合に、仕事ができない事務員と誤解されるかもしれません。

朝礼は何時からなのか。

一人事務員は、多くの雑用を一人でこなしていかなければなりません。

朝のお掃除（主にトイレ掃除から）は、想像よりも時間がかかるので、負担になってきます。

朝礼より前に掃除を行わなければならない会社もありますので、まずは朝礼時間を聞いてみましょう。

私は面接時に、「清掃は勤務時間内の好きな時間にやって大丈夫です。」と回答をもらって気が楽になりました。

 

現役の一人事務員がこっそり教える面接テクニック

ぶしつけな質問をすると面接での印象が悪くなりますので、こっそり目で確認しておくと良いでしょう。

家族経営ではないか。

個人経営の事業所に多い家族経営ですが、社長の奥様や嫁、娘などが経理として非常勤で勤務している場合があります。

面接時はいなかったのに、入社したら一人事務じゃなかった。という悪夢になるかもしれません。

子供を保育園に預けている時間帯だけ働く身内もいますので、私なら一緒に働きたくありません。

私は過去の面接で「嫁が9時から3時まで勤務しているが、朝は遅くなることもあるので7時すぎには出社してほしい。」と言われたことがあります。

私も子供がいますので、早々に辞退させて頂きました。

家族の都合に合わせて働いてくれる雇用者を探している事業主もいますので、要注意です。

来客対応の相手は誰か。

会社ですので、お客様や取引業者、配達業者など多くの方が来社訪問するでしょう。

「結構、お客様の出入りが激しいんだよね。」なんて情報は聞き逃さないようにしておきましょう。

お客様って誰？ってことです。

取引業者や配達業者に比べ、お客様と呼ばれる最終ユーザーの来訪は、時間と手間がかかります。

自分は、自動車販売業などの最終ユーザー向きの対応が得意なのか、問屋や製造業などの取引業者向きの対応が得意なのかを自己分析しておく良い機会です。

社内の大きさと清潔感

面接に行ったら、会社全体の大きさを必ず目で確認しておきましょう。

勤務先の従業員数と社内の大きさから、ざっくりと掃除の量が想像できます。

また、玄関や応接室、デスクの上、棚の上など物が散乱していないかを確認すれば、自分の働く姿が想像できるはずです。

小さな事務所で、みんなのデスクに物が散乱して、ファイルが山積みになっていたりでもしたら、忙しい職場かもしれません。

逆に、大きな事務所でも物がスッキリとしているなら、整理整頓が行き届いているので少し時間に余裕があるのかも。

自分の職場となる会社ですので、目を光らせてみて下さい。

 

一人事務の求人の探し方

事務職のお仕事には、２つのタイプがあります。

未経験者・事務経験が浅い場合

事務経験が浅い転職者の場合は、自分が休んでも業務に影響がない会社を選ぶと良いです。

休んで良いということではなく、仕事が分からなくても問題ないということです。

会計事務所や社労士事務所などのサポートがある個人事業所や中小企業などで実力をつけるのも良いでしょう。

個人事業所の場合は、アットホームなところが多く、分からなくても大目にみてくれる社長も多いので、愛嬌があれば良し！というケースも少なくありません。

子供がまだ小さいから、近くで事務職のキャリアを作っておきたい！という方には、向いている職場かもしれません。

ハローワークの未経験求人から無理なく探してみましょう。

事務経験がある転職者の場合

事務経験がある転職者の場合は、前職の事務経験が活かせる業務内容が含まれていると強みになります。

以前、在庫管理業務をしていた方なら、入荷や出荷業務を一人でやらなければならない事務職を選ぶと有利です。

営業事務などで伝票起票まで行っていた経験がある方なら、簡単な経理事務はできちゃったりします。

法的な規約が多い総務事務ですが、長く社会経験があれば自然と身に付いている事項も多かったりします。

何より、分からない時に誰に聞けば解決できるかを経験で予測できるので、会社全体の従業員数が多い営業所や工場などを選ぶと実力が認められるケースがあります。

ハローワークだけでなく、求人サイトで募集することも多いので、登録をしておくと有利です。

一人事務の最大のメリットは「人間関係が気楽であること。」と言われていますが、その解釈は正しくもあり、間違ってもいます。

一人でこなせる事務スキルを身に付ける行動力と向上力を持続できなければ、仕事を任せてもらえないので、結果的に「気楽」ではなく「暇」になるからです。

「あ、手が空いたな。」と思った時に、前から改善したいと思っていたところをやる機転が必要です。

その改善が床のシミを取ることでも、本棚の並べ方を変えることでも、食器の漂白をすることでも、コピー機の登録の仕方を覚えることでも。

小さな改善をすぐにやれるのは「ひとり事務のあなただけ」ですから。

小さな改善から重要な仕事を任せてもらえるようになり、自分の居場所が確立できるので自分のペースで仕事がしやすくなっていきます。

自分のペースで仕事ができてくると「人間関係が楽」という解釈に変わっていくのです。

すべてにおいて、臨機応変に対応する能力が必要になってきますので、長く勤務したいなら「言われたことだけをやる。」では通用しなくなってくるのが、一人事務の定めです。

ときには、会社のお母さんのように、上司の秘書のように仕事をすることもありますが、上司や同僚から評価されやすく、信頼を得やすいでしょう。

長く勤務したい場合は、営業所や工場などで、将来的に事務員を増員する可能性が高そうな会社を選んでおくと、昇進や昇給に繋がりやすくなるかもしれません。