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一人事務への転職に失敗しない3つのポイントと選び方のコツ

「一人事務」と聞くと、5~6人の従業員の中で、ひとりの女性がデスクワークをしているイメージが一般的だと思います。

イケメン揃いのやさしい男性たちに囲まれてドラマのような物語が始まるなら、毎日楽しく仕事ができそうですが、現実はそうも行かず。

実際に一人事務として働いている女性は「暇である」もしくは「忙しすぎる」と真逆の回答になることが多いのです。

実は、同じ「一人事務」でも、いくつかの種類に分類して考えることができます。

自分に合った会社を見つけるためにも、面接時にどのようなことにポイントを置けば良いかアドバイスになればと思います。

一人事務の種類

個人事業所から大手有名会社まで、会社の規模とは関係なく「一人事務」として働く可能性はあります。

求人情報で勤務先の従業員数を見ながら、想像してみて下さい。

一概に一人事務と言っても多種多様な種類があることを知って、面接時に詳細が聞けると検討しやすくなります。

個人事業所

親子で経営している町の自動車整備工場での事務員などです。

親子の他に、もしかしたら整備士を1人位雇っているかもしれません。

主に、車検定期点検や修理、タイヤ交換などを行い、売上をあげています。

中小企業

鉄工所として建設用の材料を製造している会社での事務員などです。

従業員数は20人以上いますが、ほとんどの作業員は現場に直行するか、営業に出かけるため、常に事務所には人がいない事業所も多いです。

保育介護施設

私営の保育養護施設や介護施設などを運営している会社での事務員などです。

従業員のほとんどが介護士や保育士などで、女性が中心となり働く職場であることは間違いないでしょう。

営業所や工場

全国で名前が知られている会社で、総従業員数は50~数千人までの中小企業から大企業まで様々です。

新しく営業所や工場を増設し、開設時は従業員5人で運営をしていくことになった場合などに採用されることがあります。

勤務先の営業成績が良ければ、数年後に事務員の増員も考えられます。

40代前後であれば、自分より年下の事務員が増員される確率が高いので、気が楽かもしれません。

部署やフロアのサポート

部署の中で、業務のサポート役として配置される事務員です。

例えば、3階建てのビルには30人の従業員が複数の部署に別れて仕事をしています。

この会社には、自分を含め3人の女性が勤務していますが、各階には一人ずつ女性事務員が勤務しています。

主に部署やフロア内の男性スタッフのサポートを行う業務がメインですが、他部署の事務員と比較されたり、配置換えなどで移動になる可能性もあります。

 

一人事務員になる前に聞いておきたい5つのポイント

面接をする方が直属の上司になる場合が多い一人事務では、その場で上司との相性を確認できます。

一人事務は、仕事を覚えるまでが大変と言われていますので、以下の5つの事項を聞いて判断材料にすると良いです。

  1. 任者からの引継ぎ期間はどの位あるのか。
  2. 急な休暇を取得することができるのか。
  3. 前任者残業は月に平均してどの程度あるのか。
  4. 繁忙期はいつ頃なのか。
  5. 朝礼は何時からなのか。

前任者からの引継ぎ期間はどの位あるのか。

前任者がすでに退職していることも多く、引継ぎ期間が数日でも用意されているなら良い方だと思いましょう。

さらに、引継書も作成してあったなら、とても運が良かった方だと謙虚に喜びましょう。

急な休みを取得することができるのか。

代わりがいない一人事務では、急な休みの取得は難しい場合も少なくありません。

小さなお子様の急病で自分が会社を休まなければいけない場合は、その旨を面接の際に伝えた方が良いです。

質問時の回答は、どんな表情で返答が戻ってくるかをよく確認しておきましょう。

良い返答が得られない場合は、働いたあとに苦労することが多いかもしれません。

前任者の残業は月に平均してどの程度あるのか。

暇なのか、忙しいのかは、会社によって異なるので入社してみないと分かりません。

どちらでも、一人で業務をこなしていかなければならないため「残業はできますが、前任者は月に平均して何時間くらいやっていましたか。」と参考程度に質問できれば安心です。

繁忙期はいつ頃なのか。

月平均の残業時間を質問すると、繁忙期だけ残業があると答えてくれる会社もあるでしょう。

繁忙期のルーティーンは、会社によって異なります。

年に一回、月に一回、週に一回、決算月だけ、出荷の時に、毎日夕方になど。

一人事務は、繁忙期ほど「ひとり」の負担が多くなるので参考になります。

朝礼は何時からなのか。

一人事務は、雑用も一人でこなしていかなければなりません。

朝のお掃除は、想像よりも時間がかかるので、割と負担になってきます。

朝礼より前に掃除を行わなければならない会社もありますので、まずは朝礼時間を聞いてみましょう。

私は面接時に、「清掃は勤務時間内の好きな時間にやって大丈夫です。」と回答をもらって気が楽になりました。

 

現役の一人事務員が教える3つのチェックポイント

ぶしつけな質問をすると面接での印象が悪くなりますので、3つのポイントを目で見て確認しても良いでしょう。

  1. 家族経営ではないか。
  2. 来客対応の相手は誰か。
  3. 社内の大きさと清潔感

家族経営ではないか。

個人経営の事業所に多い家族経営ですが、社長の奥様や嫁、娘などが経理として非常勤で勤務している場合があります。

面接時はいなかったのに、入社したら一人事務じゃなかった。という悪夢になるかもしれません。

子供を保育園に預けている時間帯だけ働く身内もいますので、私なら一緒に働きたくありません。

私は過去の面接で「嫁が9時から3時まで勤務しているが、朝は遅くなることもあるので7時すぎには出社してほしい。」と言われたことがあります。

私も子供がいますので、早々に辞退させて頂きました。

家族の都合に合わせて働いてくれる雇用者を探している事業主もいますので、要注意です。

来客対応の相手は誰か。

会社ですので、お客様や取引業者、配達業者など多くの方が来社訪問するでしょう。

「結構、お客様の出入りが激しいんだよね。」なんて情報は聞き逃さないようにしておきましょう。

お客様って誰?ってことです。

取引業者や配達業者に比べ、お客様と呼ばれる最終ユーザーの来訪は、時間と手間がかかります。

自分は、自動車販売業などの最終ユーザー向きの対応が得意なのか、問屋や製造業などの取引業者向きの対応が得意なのかを自己分析しておく良い機会です。

社内の大きさと清潔感

面接に行ったら、会社全体の大きさを必ず目で確認しておきましょう。

勤務先の従業員数と社内の大きさから、ざっくりと掃除の量が想像できます。

また、玄関や応接室、デスクの上、棚の上など物が散乱していないかで自分の働く姿が想像できるはずです。

小さな事務所で、みんなのデスクに物が散乱して、ファイルが山積みになっていたりでもしたら、忙しい職場かもしれません。

逆に、大きな事務所でも物がスッキリとしているなら、整理整頓が行き届いているので少し時間に余裕があるのかも。

自分の職場となる会社ですので、目を光らせてみて下さい。

 

一人事務の選び方のコツ

事務職のお仕事には、2つのタイプがあります。

  1. 同じ事務内容を半共有し、休んでも会社に影響がない仕事
  2. 報告や相談は上司にするが、ひとりで業務を遂行する仕事

事務経験が浅い転職者の場合は、自分が休んでも業務に影響がない会社を選ぶと良いです。

休んで良いということではなく、仕事が分からなくても問題ないということです。

会計事務所や社労士事務所などのサポートがある個人事業所や中小企業などで実力をつけるのも良いでしょう。

個人事業所の場合は、アットホームなところが多く、分からなくても大目にみてくれる社長も多いので、愛嬌があれば良し!というケースも少なくありません。

子供がまだ小さいから、近くで事務職のキャリアを作っておきたい!という方には、向いている職場かもしれません。

事務経験がある転職者の場合は、前職の事務経験が活かせる業務内容が含まれていると強みになります。

以前、在庫管理業務をしていた方なら、入荷や出荷業務を一人でやらなければならない事務職を選ぶと有利です。

営業事務などで伝票起票まで行っていた経験がある方なら、簡単な経理事務はできちゃったりします。

法的な規約が多い総務事務ですが、長く社会経験があれば自然と身に付いている事項も多かったりします。

何より、分からない時に誰に聞けば解決できるかを経験で予測できるので、会社全体の従業員数が多い営業所や工場などを選ぶと実力が認められるケースがあります。

分からないことは、本社に聞けば教えてくれるというケースがあったら、応募してみましょう。

一人事務の最大のメリットは「人間関係が気楽であること。」と言われていますが、その解釈は正しくもあり、間違ってもいます。

一人でこなせる事務スキルを身に付ける行動力と向上力を持続できなければ、仕事を任せてもらえないので、結果的に「気楽」ではなく「暇」になるからです。

「あ、手が空いたな。」と思った時に、前から改善したいと思っていたところをやる機転が必要ってことです。

その改善が床のシミを取ることでも、本棚の並べ方を変えることでも、食器の漂白をすることでも、コピー機の登録の仕方を覚えることでも。

小さな改善をすぐにやれるのは「ひとり事務」だけですから。

小さな改善から重要な仕事を任せてもらえるようになり、自分の居場所が確立できるので自分のペースで仕事がしやすくなっていきます。

自分のペースで仕事ができてくると「人間関係が楽」という解釈に変わっていくのです。

すべてにおいて、臨機応変に対応する能力が必要になってきますので、長く勤務したいなら「言われたことだけをやる。」では通用しなくなってくるのが、一人事務の定めです。

ときには、会社のお母さんのように、上司の秘書のように仕事をすることもありますが、上司や同僚から評価されやすく、信頼を得やすいでしょう。

長く勤務したい場合は、営業所や工場などで、将来的に事務員を増員する可能性が高そうな会社を選んでおくと、昇進や昇給に繋がりやすくなるかもしれません。